OTOMATISASI KANTOR
A.
PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN
OTOMATISASI adalah pengunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang bias di
lakukan oleh manusia OTOMATISASI
KANTOR ( OFFICE AUTOMATION ATAU OA ) adalah semua sistem elektronik formal
dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan
didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan
di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem
informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya
sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi
perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing
untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun
1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Adapun empat kategori pemakai otomatisasi
perkantoran yaitu :
1.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2.
Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi
menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3.
Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja
terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4.
Clerical Employee (pegawai
administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.
B.
TUJUAN OTOMATISASI KANTOR
1. Otomasi kantor bertujuan untuk
meningkatkan produkfitas .
2. Bila di terapkan sebagai alat pemecah
masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk
saling melakukan komunikasi dengan lebih
baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus
Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah.
4. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA
berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.
5. Pelengkap – Bukan Pengganti. Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap
muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus
bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
C.
APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran)
1.SURAT ELEKTRONIK.
Lebih dikenal sebagai E-mail,
yaitu penggunaan jaringan komputer yg memungkinkan para pemakai pengirim,
menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer &
alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail , dll.
2. VOICE MAIL.
Serupa surat elektronik, anda
menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan kepada
anda.
3. KALENDER ELEKTRONIK.
Yaitu penggunaan jaringan komputer
untuk menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer.
4.KONFERENSI AUDIO.
Yaitu penggunaan peralatan
komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yg tersebar
secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
5. KONFERENSI VIDEO.
Yaitu penggunaan peralatan
televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar scr
geografis. Terdapat 3 konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan
audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua
arah.
6.KONFERENSI KOMPUTER.
Berbeda dengan Konf. Audio & video
karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup
seluruh 3 bentuk konferensi eletronik-audio, video & komputer.
7.TRANSMISI FAKSIMILI.
Yaitu penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi & membuat salinannya di
ujung yg lain.
8. VIDEOTEX.
Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan
pd layar CRT materi grafik yang tersimpan
9. PENCITRAAN (Imaging).
Penggunaan pengenal karakter secara
optik (optical character recognition) utk mengubah catatan
kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan
sekunder.
10. DESKTOP PUBLISHING.
Penggunaan komputer untuk
menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip yang
dihasilkan oleh typesetter. Aplikasi
ini terbagi dlm 3 area yaitu :
- Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan
untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta,
- Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides,
overead transparancies, dan manual.
- Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan,
brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.
11. WORD
PROCESSING.
Adalah Penggunaan suatu peralatan
elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk
membuat dokumen ketik atau cetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open
Office, dll
D.
PERANAN OTOMATISASI PERKANTORAN DALAM
PEMECAHAN MASALAH
1.
Mendorong untuk belajar keterampilan
baru.
2.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan
dapat dialihkan ke mesin- mesin.
3.
Lebih mempermudah dan mempercepat
penanganan informasi.
4.
Lebih mudah dan cepat dalam
memperbaiki kesalahan-kesalahan.
5.
Bertambahnya kesempatan dalam bidang
pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
6.
Kesempatan untuk memperpendek hari
kerja setiap minggu.
7.
Lebih sedikit pekerjaan
KESIMPULAN
Sistem
teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan
menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi
informasi sendiri sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan
bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Peran
teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam
hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena
itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen
perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum.
Teknologi
informasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor,
pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi
diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik
mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi
audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile
transmission), dan juga desktop publishing.
Refrensi :
****
Tidak ada komentar:
Posting Komentar