MANAJEMEN FINANSIAL

Manajemen finansial merupakan proses untuk memperoleh dan mengelola sumber daya keuangan pada proyek, terutama pada penghasilan (revenue) dari sumber daya tersebut, dan menganalisa atau updating arus kas (cash flow) untuk proyek konstruksi yang lebih dari sekedar pengelolaan biaya.

CASH FLOW
Cash flow atau arus kas adalah penggambaran jumlah kas masuk (penerimaan kas) dan jumlah kas keluar (pengeluaran kas) dalam suau periode tertentu. Cash flow adalah arus kas yang masuk dan arus yang keluar perusahaan.. Cash flow terdiri atas anggaran kas masuk (cash in) dan anggaran kas keluar (cash out). Cash in adalah semua penerimaan kontraktor berupa uang muka, angsuran pembayaran dan pembayaran jaminan pemeliharaan. Cash out adalah pengeluaran yang harus dilakukan oleh kontraktor seperti biaya material, upah tenaga kerja, peralatan, overhead, dan lain-lain. Pada perhitungan cash flow, penerimaan-penerimaan tunai yang terus bertambah bertanda positif, sedangkan pembayaran-pembayaran tunai yang terus meningkat bertanda negatif sehingga rumus dasarnya adalah sebagai berikut:
CASHFLOW= CASH IN – CASH OUT

Cash Flow dapat digambarkan sebagai suatu prediksi pembayaran. Cash flow proyek yang baik adalah cash flow yang dapat mendanai pembiayaan proyek secara mandiri dan dapat menjaga arus dananya agar tidak menghasilkan saldo yang negatif.

JADWAL PENERIMAAN
Unsur utama dari cash flow adalah penerimaan, karena dari penerimaan atau rencana penerimaan yang ada, maka terjadilah kegiatan pengeluaran. Untuk proyek, realisasi penerimaan sangat ditentukan oleh cara pembayaran yang telah ditetapkan dalam surat perjanjian atau kontrak konstruksi.
Jadwal penerimaan harus dapat disusun secara cepat dan akurat, artinya jumlah penerimaannya benar dan waktu cairnya tepat. Rencana jumlah penerimaan umumnya berkaitan dengan besarnya prestasi pekerjaan pada waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan awal. Didalam penerimaan terdapat dua hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal penerimaan (cash in), yaitu perkiraan prestasi pekerjaan yang mengacu pada time schedule proyek dan perkiraan waktu untuk proses pencairan yang mengacu pada pekerjaan sendiri berdasarkan pengalaman.
Pencairan rencana penerimaan akan melalui suatu proses yang memerlukan waktu, mulai semua persyaratan fisik dan administrasi sudah dipenuhi sampai dengan masuknya uang ke dalam kas atau rekening perusahaan. Perkiraan waktu untuk proses pencairan bisa berbeda-beda, tergantung oleh jenis proyek, kebiasaan orang-orang yang terlibat dalam proses pencairan, lokasi proyek, sistem administrasi yang ada, dan lain-lain.

JADWAL PENGELUARAN
Pedoman dasar bagi pengeluaran adalah rencana kegiatan kerja, dimana berpengaruh langsung. Sebagai contoh, bila kegiatan membesar maka pengeluaran membesar, namun hubungan tidak linear tergantung kebijakan pembiayaannya.
Kebijakan operasional yang berkaitan dengan pengeluaran adalah :
a) Pembayaran secara tunai (cash)
b) Pembayaran dengan jangka waktu tertentu (credit)
Bisa saja kegiatan membesar, tetapi pengeluarannya bertambah tidak terlalu besar (banyak kredit) atau sebaliknya kegiatan bertambah tidak terlalu besar, tetapi pengeluarannya bertambah cukup besar (banyak cash).
Dalam menetapkan kebijakan pembayaran tersebut, terdapat dua masalah yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
a) Harga barang / jasa, akan relatif murah melalui cara pembayaran tunai. Cara ini memerlukan modal kerja yang besar yang pada dasarnya diperoleh dari bank (lembaga keuangan) dan uang muka pekerjaan, selain modal sendiri yang umumnya kecil.
b) Harga barang/jasa relatif mahal melalui cara pembayaran berjangka. Semakin lama jangka waktunya, harganya semakin mahal karena beban bunga.
Pada umumnya, kebijakan pembayaran dilakukan secara kombinasi antara pembayaran tunai dan pembayaran berjangka waktu (kredit). Kedua cara pembayaran tersebut memberikan dampak pada biaya. Untuk pembayaran tunai yang umumnya didukung dengan pinjaman dari bank, kelebihannya, harga beli realtif murah, tetapi kelemahannya harus membayar bunga pinjaman. Sebaliknya untuk pembayaran kredit, kelebihannya tidak memerlukan pinjaman yang konsekuensinya bunga tetapi kelemahannya harga beli barang/jasa, relatif tinggi.
Jadwal pengeluaran sepenuhnya ada pada kendali perusahaan, namun tetap mengacu kepada program kerja yang ada. Sesuai dengan sistem dalam akuntansi, maka pengeluaran uang perusahaan dapat untuk menunjang berbagai tujuan yaitu:
a. Biaya langsung, yang terdiri dari:
A. Biaya upah
B. Biaya material
C. Alat
D. Biaya-biaya langsung lainnya
b. Biaya tidak langsung
A. Biaya overhead kantor wilayah/cabang
B. Biaya overhead kantor pusat
c. Pajak-pajak

KAS AWAL
Pada umumnya setiap proyek memerlukan kas awal untuk dapat memulai kegiatannya. Walaupun proyek dengan fasilitas pembayaran uang muka sekalipun tetap memerlukan kas awal. Hal ini disebabkan cairnya uang muka memerlukan waktu, sehingga tidak mungkin cair sebelum dimulai. Kas awal yang disediakan untuk proyek, biasanya tidak terlalu besar, misalnya untuk pengeluaran pada bulan pertama (bulan-bulan awal).
Bulan-bulan berikutnya bila terjadi defisit, maka harus ditutupi / diatasi dengan modal pinjaman (dari bank, dari perusahaan induk atau lembaga keuangan lain). Mungkin saja dalam suatu proyek tidak dibekali dengan kas awal. Untuk kasus ini berarti sejak bulan pertama proyek sudah perlu disediakan modal pinjaman yang harus diadakan sebelum proyek dimulai. Yang dimaksud dengan kas awal adalah sejumlah uang yang harus disediakan pada awal kegiatan proyek, yang nantinya uang ini harus dikembalikan dari penerimaan proyek di akhir pekerjaan.

KAS AKHIR
Kas akhir adalah kondisi kas pada akhir bulan dimana merupakan penjumlahan dari kas sesudah kas awal dan total finansial. Biasanya jumlah kas akhir ditetapkan nilai minimalnya, yang dipakai sebagai pedoman dalam kebijakan finansial.

MANAJEMEN FINANSIAL
Manajemen finansial merupakan proses untuk memperoleh dan mengelola sumber daya keuangan pada proyek, terutama pada penghasilan (revenue) dari sumber daya tersebut, dan menganalisa atau updating arus kas (cash flow) untuk proyek konstruksi yang lebih dari sekedar pengelolaan biaya
Industri konstruksi telah mengalami perkembangan jenis dan bentuk pembayaran untuk penyelesaian proyek, dimana hal tersebut akan sangat membutuhkan pengelolaan di bidang keuangan, bentuk dan kegiatan pembayaran tersebut antara lain:
- Design-build-own-operate (DBOO)
- Design-build-own-maintain (DBOM)
- Lease-back provision
- Joint operation partners
- Proyek yang diprivatisasikan, dll
Bentuk-bentuk pendanaan proyek diatas akan sangat mempengaruhi sistem pengendalian keuangan yang dilakukan di proyek. Pada dasarnya fungsi Manajemen Keuangan dalam mencapai tujuan Perusahaan adalah:
- Menetapkan Struktur Keuangan Perusahaan (jumlah dan sumber)
- Mengalokasikan dana (modal kerja dan investasi)
- Mengendalikan keuangan Perusahaan (efisiensi dan efektifitas)

RUGI/LABA PROYEK
Rugi laba usaha pada jasa Konstruksi diperoleh dari gabungan rugi laba proyek pada periode tertentu. Ada dua metode perhitungan rugi laba proyek, yaitu :
- Completion method ( yang dihitung hanya proyek yang telah selesai saja )
- Procentage completion method ( semua proyek yang berjalan dihitung dengan cara di cut)
Definisi-definisi keuangan dalam perusahaan kontraktor:
(1).Pendapatan
Pendapatan adalah nilai hasil kerja (prestasi) pelaksanaan proyek, yang telah diakui oleh Owner atau wakilnya berdasarkan kontrak, dinyatakan dengan nilai uang (sudah diterima dan/atau belum diterima).
(2).Biaya/Cost
Biaya adalah kewajiban perusahaan, yang harus dibayar kepada pihak – pihak yang terkait dgn hasil kerja (prestasi) pelaksanaan proyek, atau yang dibebankan, dinyatakan dengan nilai uang ( sudah dibayar dan/atau belum dibayar).
(3).Penerimaan
Penerimaan adalah sejumlah nilai uang yang telah diterima oleh Perusahaan secara tunai (cash) dalam kaitan dengan pekerjaan yang bersangkutan.
(4).Pengeluaran
Pengeluaran adalah sejumlah nilai uang yang telah dibayarkan oleh Perusahaan secara tunai (cash) kepada pihak-pihak yang terkait dalam rangka pelaksanaan pekerjaan yang bersangkutan.
(5).Piutang
Piutang adalah pendapatan yang belum diterima secara tunai (cash) oleh Perusahaan.
(6).Hutang
Hutang adalah biaya yang belum dibayarkan secara tunai oleh Perusahaan.
(7).Pekerjaan Dalam Pelaksanaan ( WIP )
Pekerjaan dalam pelaksanaan adalah Nilai pekerjaan yang telah dilaksanakan Perusahaan, tetapi belum dapat ditagihkan kepada Owner/Wakilnya (belum menjadi pendapatan).
(8).Likuiditas
Likuiditas adalah kemampuan untuk membayar semua kewajiban yang ada pada saat jatuh tempo, secara tunai.
(9).Rentabilitas
Rentabilitas adalah kemampuan menghasilkan laba atau kemampulabaan ( bisa tunai dan bisa tidak tunai).
(10).Pendapatan Lain-lain
Pendapatan yang diperoleh bukan dari kegiatan proyek. Misalkan: Proyek memperoleh pendapatan dari keuntungan menjual barang-barang milik proyek, keuntungan dari berubahnya nilai tukar mata uang, dll.
(11).Biaya Lain-lain
Biaya yang harus dibayar bukan dari kegiatan proyek. Misalkan : Proyek menderita kerugian dari penjualan barang-barang milik proyek, kerugian dari berubahnya nilai tukar mata uang, dll.

FINANCIAL CONTROL
Pengendalian biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan.
Pengendalian biaya proyek dapat dibagi sesuai dengan siklus proyek, yaitu pengendalian tahap konseptual, perencanaan dan implementasi. Pengendalian biaya dapat pula ditinjau per kegiatan, seperti pengendalian engineering, pengadaan, dan konstruksi.
Pengendalian biaya tahap implementasi memerlukan persiapan yang matang, seperti mereview dokumen kontrak, menilai kompleksitas dan risiko proyek, menentukan intensitas pengendalian yang akan dilaksanakan dan menyiapkan personil yang diperlukan. Pengendalian biaya di kantor pusat terutama diarahkan pada kegiatan engineering, pengadaan material dan peralatan, dan pelayanan pendukung. Sedangkan di lapangan adalah biaya tenaga kerja langsung, tenaga kerja tidak langsung, fasilitas sementara, dan pengeluaran lain-lain. Seperti halnya pola umum pengendalian, proses pengendalian proyek mengikuti urutan berikut; menyusun anggaran, mengumpulkan data dan informasi hasil pelaksanaan pekerjaan, menganalisis varians, melakukan trending dan forecasting, mengadakan koreksi sesuai keperluan, menyusun laporan. Potensi hasil pengendalian biaya maksimal terletak pada tahap konseptual, di mana segala sesuatu sedang dirumuskan. Di sini disaring berbagai alternatif. Dalam menentukan pilihan inilah harus selalu diingat aspek biaya.
Pengendalian biaya engineering terdiri dari penelitian progress kemajuan fisik (jumlah perhitungan atau studi, spesifikasi, gambar dan paket yang diselesaikan) dan penggunaan jam-orang dan biaya masing-masing disiplin. Pengendalian biaya pengadaan meliputi pemeriksaan jumlah penyelesaian (bersama bidang engineering), jumlah dan waktu penyerahan barang atau peralatan, penentuan harga pemenang lelang, dan lain-lain.
Kegiatan konstruksi pengendalian biaya dan jadwal dipusatkan pada masalah penggunaan jam-orang tenaga anggaran dan kenyataan. Hal ini mengingat porsi terbesar pengeluaran adalah untuk membayar tenaga kerja. Agar suatu pengendalian biaya dapat terlaksana dengan baik, di samping pelakunya harus menguasai masalah-teknis serta tersedianya prosedur dan perangkat penunjang, dalam perusahaan ini diperlukan suatu suasana atau kondisi yang mendukung, antara lain:
- Sikap sadar anggaran, dimana berarti semua pihak penyelenggara proyek menyadari dampak kegiatan yang dilakukan terhadap biaya.
- Selalu berpikir untuk mencari alternatif yang dapat menghaslkan penghematan biaya.
Salah satu cara yang mendorong terciptanya suasana tersebut adalah mengkomunikasikan kepada pihak pimpinan dan mereka yang berkepentingan perihal penggunaan dana dan menekankan adanya area-area yang potensial dapat diperbaiki kinerjanya.

ADMINISTRATION & RECORDS
Pimpinan perusahaan dan proyek baik dari pihak kontraktor maupun owner menginginkan suatu laporan pengendalian biaya terkoordinasi dari waktu ke waktu secara periodik (laporan bulanan). Suatu laporan pengendalian biaya bulanan yang lengkap terdiri dari butir-butir berikut:
A. Bagian Naratif
Bagian ini menjelaskan suatu perubahan yang besar terhadap cost forecast yang dibuat pada bulan lalu. Bagian ini juga menjelaskan potensi persoalan-persoalan yang berkaitan dengan biaya dan langkah pembetulan untuk mengurangi dampak yang diakibatkan.
B. Uraian Singkat Biaya Proyek
Bagian ini merupakan uraian singkat biaya proyek atau project cost summary dan berisi data masing-masing cost item yang berkaitan dengannya.
C. Grafik dan Tabulasi
Menjelaskan trend pada saat laporan dan kurva kemajuan pekerjaan.
Secara garis besar, format laporan akan memuat cost item utama berikut data-data penting yang berkaitan dengannya, seperti:
- Anggaran atau control budget original
- Change order dan back charge yang disetujui bulan lalu
- Anggaran waktu ini (current control budget)
- Pengeluaran atau komitmen sampai saat laporan
- Prakiraan (forecast) biaya untuk pekerjaan yang tersisa
- Prakiraan biaya akhir proyek.