Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian),
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah
sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya
dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali
juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang
spesifik dan unik, dan pada
umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai
nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras
dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi
mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat
permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis).
Pada prakteknya, tipe manajemen pada
kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen
strategis yang
spesifik.
Tantangan
utama sebuah proyek adalah
mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya
batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu
adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan.
Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau
"tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan
martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian
berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan
selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.
Sejarah
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai
bagaimana sejarah manajemen proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap
diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang
lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam
raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang
paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu.
Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain
dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap
piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena
matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno.
Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang
yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja
serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat
bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek,
salah satunya adalah Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada masa puncak
kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah.
Sebagai sebuah dispilin keilmuan,
Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi termasuk didalamnya
konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di bidang HANKAM
(pertahanan-keamanan). Manajemen Proyek telah diterapkan dari awal
perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM), Christopher
Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard Kingdom Brunel
(1806-1859)
Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen
Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang
kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry Gantt,
disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol, ,yang terkenal dengan penggunaan
tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol
untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh
pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen program , Gantt dan Fayol, keduanya adalah mahasiswa
Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen ilmiah. Karyanya
adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian struktur kerja
(WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.
Tahun 1950 menandai awal era Manajemen
Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa Teknis (Enjinering)
sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal sebagai suatu disiplin
ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu manajemen dengan model
rekayasa Di Amerika Serikat , Sebelum tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan
menggunakan Grafik Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat
itu, dua model penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan.
Yang pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang
dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont Corporation
dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan
tanaman. Dan yang kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan Teknik"
(atau PERT - Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan oleh Booz
Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat (dalam
hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan Program rudal kapal
selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian cepat menyebar ke
perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model
penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek, manajemen
biaya, dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans
Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American Association of
Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi
Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi
manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan,
perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek - Project
Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali
merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek
(Total Cost Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi
seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.
Pada tahun 1967, International Project
Management Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah federasi dari
beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara struktur federal
hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap benua kecuali
Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan
Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi
kontekstual, dan kompetensi perilaku.
Pada tahun 1969, Project Management
Institute (PMI) dibentuk di
Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek manajemen proyek yang umum untuk
"hampir semua proyek dan hampir semua waktu". PMI juga menawarkan
beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek
berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya
berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di
bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project
Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI
Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan
untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan
bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder.
Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute
(PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.
Dan pada tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah
Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) yang merupakan asosiasi dari
para Ahli Manajemen Proyek Indonesia dan didirikan di Jakarta, sebagai salah
satu asosiasi profesi anggota LPKJ. Lembaga IAMPI ini juga menawarakan
sertifikasi yang betaraf nasional di Indonesia.
Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI (Ikatan
Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia) yang didirikan pada tahun 2008 dan
merupakan organisasi profesional dengan bidang pengendali proyek (Project
Control).
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara
umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam
"pendekatan tradisional" ini, lima komponen perkembangan proyek dapat
dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan penyelesaian
proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan Proyek"
(Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode
yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan,
dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan
akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam
siklus hidup proyek yaitu :
·
inisiasi;
·
perencanaan dan desain;
·
pelaksanaan dan konstruksi;
·
pemantauan dan sistem pengendalian;
·
penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal
kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap
ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan
solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi
kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan
terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan
permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer
proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah
ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap
perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project
plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication
plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek
dan/atau Konstruksi) Dengan definisi proyek yang jelas dan
terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara
fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project
plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan
berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan
mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas
proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta
dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri,
tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang
menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang
perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk
mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang
diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk
proyek-proyek dimasa yang akan dating. Organisasi Proyek Tahapan ini merupakan
tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak
semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum
mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan
terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah
2, 3 dan 4 beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar