Otomatisasi kantor

OTOMATISASI KANTOR

A.     PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI adalah pengunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik  yang bias di lakukan oleh manusia OTOMATISASI KANTOR ( OFFICE AUTOMATION ATAU OA ) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal  mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Adapun empat kategori pemakai otomatisasi perkantoran yaitu :

1.      Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

B.     TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

1.      Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produkfitas .

2.      Bila di terapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan  komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3.      Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

4.      Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok   diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

5.      Pelengkap – Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

C.      APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran)

1.SURAT ELEKTRONIK.

Lebih dikenal sebagai E-mail, yaitu penggunaan jaringan komputer yg memungkinkan para pemakai pengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer & alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail , dll.

2. VOICE MAIL.

Serupa surat elektronik, anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. 

3. KALENDER ELEKTRONIK.

Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer. 

4.KONFERENSI AUDIO.

Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yg tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  

5. KONFERENSI VIDEO.

Yaitu penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar scr geografis. Terdapat 3 konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua arah.  

6.KONFERENSI KOMPUTER.

Berbeda dengan Konf. Audio & video karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup seluruh 3 bentuk konferensi eletronik-audio, video & komputer.

7.TRANSMISI FAKSIMILI.

Yaitu penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi & membuat salinannya di ujung yg lain. 

8. VIDEOTEX.

Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan pd layar CRT materi grafik yang tersimpan 

9. PENCITRAAN (Imaging).

Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) utk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. 

10. DESKTOP PUBLISHING.

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip yang dihasilkan oleh typesetter. Aplikasi ini terbagi dlm 3 area yaitu :

• Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta,
• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.

11. WORD PROCESSING.

Adalah Penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

D.     PERANAN OTOMATISASI PERKANTORAN DALAM PEMECAHAN MASALAH

1.      Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

2.      Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

3.      Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

4.      Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

5.      Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .

6.      Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

7.      Lebih sedikit pekerjaan

KESIMPULAN

Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi informasi sendiri sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi  perkantoran, pengiriman surat  maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum.

Teknologi informasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.

Refrensi :

http://www.4shared.com/get/uFFYFXVu/otomatisasi_kantor.html

http://wahyuadisurya.wordpress.com/2012/04/20/otomatisasi-kan-3-2/

http://goenable.wordpress.com/tag/otomatisasi-kantor/

****

contoh program looping pada bahasa c (3)

/*c program for number triangle pyramid*/

#include<stdio.h>

#include<conio.h>

int main()

{

 int num,r,c,sp,x;

 printf("Enter loop repeat number(rows):");

 scanf("%d",&num);
 for(r=1; num>=r; r++)

 {

   for(sp=num-r; sp>=1; sp--)

      printf(" ");

   for(c=1; c<=r; c++)

      printf("%d",c);

   for(x=r-1; x>=1; x--)

      printf("%d",x);

   printf("\n");

 }
 getch();

 return 0;

} 
/****************OUTPUT***************
Enter loop repeat number(rows): 5

				1
			1	2	1
		1	2	3	2	1
	1	2	3	4	3	2	1
1	2	3	4	5	4	3	2	1

**************************************/

http://cprogrammingcodes.blogspot.in/2011/09/17design-numbers-tringle-pyramid.html

contoh program loping pada bahasa c (2)

#include<stdio.h>

#include<conio.h>

int main()

{

 int num,r,c,sp;

 printf("Enter loop repeat number(rows): ");

 scanf("%d",&num);
 for(r=1; num>=r; r++)

 {

  for(sp=num-r; sp>=1; sp--)

     printf(" ");

  for(c=1; c<=r; c++)

     printf("%d",c);

  printf("\n");

 }
 getch();

 return 0;

} 

/*************OUTPUT****************
Enter loop repeat number(rows): 5

				1
			1	2
		1	2	3
	1	2	3	4
1	2	3	4	5

************************************/

contoh program looping bahasa c (1)

/*c program for number triangle pyramid*/
#include<stdio.h>

#include<conio.h>

int main()

{

 int num,c;

 printf("Enter loop repeat number(rows): ");

 scanf("%d",&num);

 for(; num>=1; num--)

 {

  for(c=1; c<=num; c++)

     printf("%d",c);

  printf("\n");

 }

 return 0;

} 

outputnya :

Enter loop repeat number(rows): 5

                                12345

                                1234

                                123

                                12

                                1

http://cprogrammingcodes.blogspot.in/2011/09/11design-numbers-tringle-pyramid.html

Penjelasan program menu pada c++

Kodinga program :
http://dif15.blogspot.com/2014/04/contoh-menu-bahasa-c.html

Logika :

#include <conio.h>

Ø  Digunakan untuk membaca fungsi getch

#include <iostream.h>

Ø  Sebagai bagian dari proses kompilator dari c++, digunakan untuk membaca fungsi cin dan cout pada program

main()

Ø  Fungsi utama pada program yang pertama kali akan di eksekusi

{

Ø  Merupakan awal eksekusi program

int pil,i,j,m,n;

Ø  Variabel pil,I,m,n merupakan bertipe data integer

float a;

Ø  Tipe data variabel a yaitu float

char k;

Ø  Tipe data variabel ka yaitu char

char l='A';

Ø  Char memiliki nilai awal yaitu a

clrscr();

Ø  Menghapus bersih layar

menu:

Ø  Nama yang akan dipanggil oleh goto

cout<<"==== MENU ==== ";

cout<<"\n1. DERET 1 ";

cout<<"\n2. DERET 2 ";

cout<<"\n3. DERET 3 ";

cout<<"\n4. EXIT ";

cout<<"\n PILIHAN ANDA : " ; cin>>pil;

Ø  Mencetak output pada program, dan meminta user untuk memasukkan inputan atau memilih menu

switch(pil){

Ø  Pilihan akan dibaca atau akan diterima dengan masuk ke variabel pil

case 1:

Ø  Pilihan 1

 for(i=5;i>=1;i-=1) {

Ø  Merupakan statement looping

 k='A';

Ø  K = cetak a

 cout <<"\n";

Ø  Cetak baris baru

 for(j=1;j<=i;j+=1)

Ø  Merupakan statement looping

 if(i%2==0)

Ø  Jika I habis dibagi 2 sama dengan 0

 cout <<k++<<" ";

Ø  Cetak huruf

 Else

Ø  Jika tidak

 cout <<j<<" ";

Ø  cetak angka

 }

Ø  menutup statement

getch();

Ø  Memberhentikan program sementara

goto menu;

Ø  Kembali kemenu

case 2:

Ø  Pilihan kedua

m = 11;

Ø  M= 11

 for(i=1;i<=5;i++) {

Ø  Merupakan statement looping

 cout<<"\n";

Ø  Cetak baris baru

 for(j=1;j<=i;j++)

Ø  Merupakan statement looping

 if(i<=4)

Ø  Jika I kurang dari sama dengan 4

 cout <<l++<<" ";

Ø  Cetak huruf

 Else

Ø  Jika tidak

 cout <<m++<<" ";

Ø  Cetak angka

}

Ø  menutup statment

getch();

Ø  Memberhentikan program sementara

goto menu;

Ø  Kembali ke menu

case 3:

Ø  Pilihan ketiga

cout<<"masukkan angka : ";

Ø  Cetak masukkan angka dan meminta user untuk memasukkan angka

cin>>n;

Ø  Angka yang dimasukkan termasuk variabel cin

while(n>0){

Ø  Statement looping

cout<<n<<",";

Ø  Cetak angka yang idmasukkan dan koma

n--;

Ø  Menghitung mundur

}

Ø  Menutup statment

cout<<"\nberhenti";

Ø  Cetak berhenti

getch();

Ø  Memberhentikan program sementara

goto menu;

Ø  Kembali ke menu

case 4:

Ø  Pilihan ke empat

cout<<"exit";

Ø  Cetak exit

break;

Ø  Maka program keluar

default:

Ø  Sebuah ketetapan

cout<<"\n\npilihan hanya 1, 2, 3 dan 4 \n\n\n ";

Ø  Cetak pilihan hanya 1234

goto menu ;

Ø  Kembali kemenu

}

Ø  Menutup program case 4

return 0;

Ø  Memberhentikan program sementara

}

Ø  Mengakhiri dan menutup seluruh program